Excel データリストを使って入力するには?

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Excelでデータを入力する際、思い通りに入力されなかったり、効率よくデータを入力したいのにうまくできないことがあります。データを入力する前に、覚えておくと便利な知識について学習しましょう。

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データリストを使って入力するには?

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入力規則を使って、データリストを使って入力

同じブック内の別のワークシートに入力されているデータがある場合、入力規則 機能を使うと、そのデータをリスト表示して選択入力することができます。

この機能を使うと、特定のデータ範囲をリストに表示して、作成してあるリストから選択入力することができます。

今回は、[Sheet2]の「商品管理表」の商品名データをリストに表示して、同じブック内の[Sheet1]の「販売実績表」の商品名(B列)に選択入力をしてみましょう。

■操作方法は下記のとおりです。
1.ワークシートタブのシート名[Sheet2]をクリックして選択状態にし、商品名のデータが入力されているデータ([B4]セルから[B11]まで)を範囲選択します。

入力規則


選択した範囲が反転表示されます。
2.名前ボックスに範囲選択したセルのデータ名を入力し、[Enter]キーを押して確定します。(ここでつけるデータの名前は、後でわかりやすいような名前をつけると良いでしょう)

入力規則


3.ワークシートタブのシート名[Sheet1]をクリックして選択状態にします。(「販売実績表」が表示されます)

入力規則


4.「販売実績表」内の商品名欄を範囲選択します。(下図では[B5]セルから[B7]まで)
※選択した範囲は反転表示されます。

入力規則


5.[データ]タブ→[データツール]から[入力規則]をクリックします。

入力規則


[データの入力規則]ダイアログボックスが表示されます。
6.[設定]タブをクリックし、[条件の設定]項目の[入力値の種類]から「リスト」を選択します。
7.[元の値]のテキストボックスをクリックしてSheet2の商品リストを選択します(選択できると「=商品リスト」と表示されます)
8.[空白を無視する]と[ドロップダウンリストから選択する]にチェックを入れます。
9.[OK]ボタンをクリックします。

入力規則


10.「販売実績表」内の商品名列のセル([B5]セル)をクリックして選択すると、セルの右側に▼のボタンが表示されます。
11.▼ボタンをクリックすると、商品リストの一覧が表示されるので、この中から選択したいデータをクリックします。

入力規則


《操作結果》
入力規則機能を利用して、データを素早く入力できました。

入力規則

※参考
入力規則機能を使って、指定したデータ範囲をリストに表示して入力する場合、表示されたリストには常に最新の情報が表示されるので、ほかのワークシートのデータを有効利用することができます。

※注意
他のファイル(ブック名の異なるファイル)のワークシートはリストとして利用できないので、必ず同じブック内で行うようにしましょう。

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